Phòng Tư pháp thành phố và UBND các xã, phường đã cung cấp cho đơn vị thực hiện số hóa 1.210 quyển Sổ đăng ký hộ tịch, với khoảng 145.000 sự kiện hộ tịch được đăng ký, tương ứng 113.128 trang sổ hộ tịch được lữu trữ từ năm 1965 đến ngày 31/8/2021. Các dữ liệu hộ tịch được tổng hợp, thống kê tương đối đầy đủ và chính xác đảm bảo tính pháp lý của dữ liệu và chuẩn hóa dữ liệu theo hướng dẫn thực hiện số hóa của Sở Tư pháp.

Với sự chỉ đạo quyết liệt của Sở Tư pháp, các cơ quan, đơn vị địa phương và sự nhiệt tình, chủ động của đội ngũ công chức Tư pháp - Hộ tịch các xã, phường, đến nay, thành phố Đồng Hới hoàn thành việc số hóa hộ tịch điện tử và chuyển lưu chính thức dữ liệu hộ tịch đã được số hóa lên Cơ sở dữ liệu hộ tịch dùng chung của Bộ Tư pháp với 141.023 sự kiện hộ tịch gồm: khai sinh, khai tử kết hôn, xác nhận tình trạng hôn nhân, nhận cha mẹ con, nuôi con nuôi, giám hộ, ghi chú ly hôn, kết hôn, các sự kiện hộ tịch khác đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của ngước ngoài. Ngoài ra, có khoảng 3.344 trường hợp thay đổi, cải chính hộ tịch đã được số hóa đang lưu trữ trên hệ thống máy tính nhằm phục vụ công tác tra cứu sau này.

Việc số hóa sổ hộ tịch và chuyển lưu chính thức lên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc trên địa bàn thành phố trước mặt và lâu dài sẽ mang lại rất nhiều lợi ích đó là:

Thứ nhất, góp phần khắc phục tình trạng lưu trữ cồng kềnh, bảo quản hồ sơ hộ tịch khó khăn như hiện nay. Khi các dữ liệu hộ tịch cũ được số hóa vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử thì sẽ không lo bị mất thông tin, hồ sơ hộ tịch như lưu trữ hồ sơ giấy trước đây.

Thứ hai, khi công dân có yêu cầu cấp trích lục hộ tịch, công chức làm công tác hộ tịch không phải mất thời gian tìm kiếm Sổ hộ tịch gốc như trước đây mà chỉ cần tra cứu dữ liệu trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử là được. Điều này sẽ góp phần giảm thời gian giải quyết thủ tục hành chính. Mặt khác, giúp công chức làm nhiệm vụ hộ tịch khắc phục được cách làm thủ công trong hoạt động nghiệp vụ, thúc đấy việc nâng cao trình độ tin học của đội ngũ này.

Thứ ba, xóa bỏ sự lệ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu cấp trích lục hộ tịch khi người dân có thể đề nghị cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch ở bất cứ nơi nào thực hiện hoặc thực hiện việc đăng ký trực tuyến mức độ 3, mức độ 4. Điều này giảm đáng kể chi phí, thời gian đi lại của người dân.

Thứ tư, khi Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được kết nối, chia sẻ với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, cơ quan quản lý dân cư không phải nhập lại thông tin đầu vào cơ bản của công dân mà có thể sử dụng những thông tin hộ tịch đã được cập nhật vào hệ thống dữ liệu.

Tuy nhiên, quá trình thực hiện rà soát, phê duyệt sau số hóa hộ tịch điện tử trên địa bàn thành phố cũng gặp không ít khó khăn, vướng mắc, như: Các dữ liệu thu thập trong giai đoạn 1990 trở về trước chưa đảm bảo do hoàn cảnh lịch sử thời điểm đó còn nhiều khó khăn, cơ sở vật chất còn thiếu, trình độ chuyên môn của cán bộ Tư pháp chưa được đào tạo chuyên sâu dẫn đến việc ghi chép, lưu trữ sổ hộ tịch, hồ sơ hộ tịch chưa được đầy đủ, chính xác; các sổ hộ tịch được lưu trữ tại giai đoạn này đa phần đều bị rách nát, hư hỏng khó thu thập thông tin hộ tịch để thực hiện số hóa, do đó các trường hợp này không thể thực hiện số hóa được. Trong quá trình rà soát dữ liệu để phê duyệt, chuyển lưu chính thức lên Cơ sở dữ liệu hộ tịch dùng chung của Bộ Tư pháp, vấn đề nhân lực là rất quan trọng, bởi vì, số lượng sự kiện hộ tịch phải số hóa rất lớn và cần có thời gian để rà soát, đối chiếu giữa bản số hóa với sổ giấy nhằm đảm bảo tính chính xác, trong khi đó, khối lượng công việc được giao trong lĩnh vực tư pháp quá nhiều, đa số các xã, phường trên địa bàn được bố trí 01 công chức Tư pháp - Hộ tịch; ngoài thực hiện nhiệm vụ chuyên môn, còn phải hướng dẫn nộp hồ sơ dịch vụ công trực tuyến, chứng thực điện tử, số hóa kết quả giải quyết TTHC trả về kho dữ liệu của công dân. Bên cạnh đó, hệ thống mạng Cơ sở dữ liệu hộ tịch dùng chung của Bộ Tư pháp có những lúc mất kết nối, tốc độ kết nối chậm; mặt khác vì phải thực hiện số hóa theo đúng lộ trình, thời gian quy định nên việc rà soát chưa đảm bảo tính chính xác; đơn vị thực hiện số hóa nhập dữ liệu hộ tịch còn sai sót quá nhiều đã làm ảnh hưởng không nhỏ đến tiến độ số hóa hộ tịch điện tử.

Từ những kết quả đạt được và khó khăn, vướng mắc trong quá trình triển khai thực hiện số hóa hộ tịch điện tử trên địa bàn thành phố, đã rút ra được những kinh nghiệm, đó là:

Thứ nhất, tăng cường sự lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy, chính quyền đối với việc số hóa hộ tịch điện tử; tích cực quan tâm chỉ đạo, theo dõi sát sao quá trình thực hiện số hóa hộ tịch điện tử của đội ngũ công chức Tư pháp - Hộ tịch và các cán bộ được giao nhiệm vụ số hóa.

Thứ hai, quan tâm đầu tư, trang thiết bị như: máy tính kết nối internet có tốc độ cao, máy in, máy scan và bố trí nhân lực, vật lực để thực hiện rà soát, đối chiếu, kiểm tra, phê duyệt, chuyển lưu chính thức lên Cơ sở dữ liệu hộ tịch dùng chung của Bộ Tư pháp.

Thứ ba, để đảm bảo việc số hóa hộ tịch điện tử được nhanh chóng, kịp thời theo đúng lộ trình, thời gian quy định, cần quán triệt đối với các đơn vị được hợp đồng số hóa phải số hóa đầy đủ, đúng các dữ liệu hộ tịch đã được cung cấp theo từng năm, từng đơn vị, loại sổ; khi cập nhật các dữ liệu đã số hóa lên hệ thống phải đảm bảo chính xác, hạn chế thấp nhất việc sai sót.

Thứ tư, việc số hóa phải theo từng giai đoạn của lộ trình Đề án được quy định tại Quyết định số 4824/QĐ-UBND ngày 12/12/2019 của UBND tỉnh, tránh dàn trãi, gom thành một.

Thứ năm, quan tâm hỗ trợ kinh phí cho đội ngũ thực hiện rà soát, đối chiếu, kiểm tra, phê duyệt, chuyển lưu chính thức lên Cơ sở dữ liệu hộ tịch dùng chung của Bộ Tư pháp nhằm động viên, khích lệ tinh thần, bởi vì việc số hóa thường được làm ngoài giờ hành chính và các ngày nghỉ.

Việc triển khai Đề án số hoá cơ sở dữ liệu về hộ tịch điện tử trên địa bàn tỉnh sẽ góp phần nâng cao hiệu quả trong viêc thực hiện “Đề án phát triển ứng dụng dữ liệu dân cư, định danh và xác thực điện tử phục vụ chuyển đổi số quốc gia giai đoạn 2022- 2025, tầm nhìn đến năm 2030”.