Chứng thực điện tử đem lại nhiều lợi ích thiết thực cho người dân và doanh nghiệp. Bản sao chứng thực điện tử từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính dùng để đối chiếu trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Khi nộp hồ sơ trực tiếp, mỗi bộ hồ sơ người dân, doanh nghiệp phải nộp bản sao từ bản chính (bản giấy) đã được chứng thực, nhưng đối với chứng thực bản sao điện tử chỉ thực hiện một lần và sử dụng nhiều lần cho các bộ hồ sơ khác nhau khi thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử. Dịch vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia cung cấp tiện ích đặt lịch hẹn với người dân, doanh nghiệp đến thực hiện chứng thực, giúp giảm thời gian chờ đợi khi thực hiện thủ tục. Người dân, doanh nghiệp có thể thực hiện trực tuyến hoàn toàn đối với đa số các thủ tục hành chính đã được cung cấp trên môi trường điện tử (chứng thực bản sao bằng hình thức điện tử có giá trị sử dụng thay cho bản chính), loại bỏ tình trạng phải nộp bản sao chứng thực/xuất trình bản giấy để xác minh lại hồ sơ. Bản sao chứng thực điện tử được ký số và đóng dấu bảo đảm tính nguyên vẹn, chính xác và có thể sử dụng lại nhiều lần.

Như vậy, chứng thực bản sao điện tử từ bản chính là giải pháp góp phần tiết kiệm rất nhiều về thời gian, công sức, chi phí chứng thực, đem lại sự thuận tiện, hài lòng của người dân, doanh nghiệp khi thực hiện các thủ tục hành chính; là một trong những nội dung quan trọng để thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, đây là một trong những yếu tố góp phần quan trọng trong quá trình tiến tới xã hội số, chính quyền điện tử, chính quyền số của Việt Nam.

Tại thành phố Đồng Hới, Phòng Tư pháp và UBND các xã, phường triển khai thực hiện chứng thực bản sao điện tử đã bắt đầu từ ngày 01/01/2022, trong giai đoạn đầu việc triển khai thực hiện của các địa phương vẫn còn chậm và số lượng hồ sơ phát sinh chưa nhiều, do người dân chưa có nhu cầu chứng thực bản sao điện tử. Tính từ ngày 01/01/2022 đến 31/12/2022 toàn thành phố 3.533 hồ sơ chứng thực bản sao điện tử/68.749 hồ sơ chứng thực bản giấy, đạt tỷ lệ 5,1%; từ ngày 01/01/2023 đến 31/5/2024 đã thực hiện chứng thực 53.721 bản sao điện tử/53.721 hồ sơ chứng thực bản giấy, đạt tỷ lệ 100%.

Để đạt được những kết quả trên, hàng năm UBND thành phố kịp thời chỉ đạo Phòng Tư pháp tham mưu ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện; tuyên truyền, phổ biến những thông tin, lợi ích của chứng thực bản sao điện tử từ bản chính tới cán bộ, công chức, viên chức, người dân, doanh nghiệp trên địa bàn thành phố; đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức tích cực hướng dẫn, hỗ trợ tổ chức, cá nhân tạo lập tài khoản trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia; tổ chức các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ, tập huấn chuyên sâu đối với công tác chứng thực nói chung và công tác chứng thực bản sao điện tử nói riêng; thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, theo dõi việc triển khai thực hiện công tác chứng thực bản sao điện tử nhằm đảm bảo đạt tỷ lệ % theo chỉ đạo của UBND tỉnh, đồng thời góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao năng lực cạnh tranh, phát triển kinh tế - xã hội của thành phố.

Tuy nhiên, việc triển khai thực hiện công tác chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trên địa bàn thành phố Đồng Hới vẫn còn một số khó khăn, tồn tại, hạn chế sau:

- Công tác tuyên truyền, phổ biến tới người dân về lợi ích mang lại của chứng thực bản sao điện tử từ bản chính chưa được thường xuyên, hình thức tuyên truyền chưa thuyết phục dẫn đến nhiều người còn hoài nghi về giá trị pháp lý của bản sao chứng thực điện tử, chưa thấy rõ lợi ích của việc chứng thực bản sao điện tử từ bản chính để chủ động yêu cầu Ủy ban nhân dân các xã, phường thực hiện chứng thực bản sao điện tử. Mặt khác, đến nay, phần lớn các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong và ngoài nhà nước chưa thực hiện tiếp nhận bản sao điện tử mà yêu cầu người dân chứng thực bản giấy để nộp.

- Chứng thực điện tử được thực hiện trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, chưa tích hợp với Hệ thống thông tin Một cửa điện tử tỉnh, do đó, khi có vướng mắc từ cơ sở thì cơ quan nhà nước cấp trên không thể theo dõi hoặc trực tiếp xử lý được. Cổng Dịch vụ công quốc gia chưa triển khai thủ tục cấp bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.

- Quy trình chứng thực điện tử còn bất cập, hạn chế như: Khi người dân nộp hồ sơ, hệ thống chỉ cho phép người dân đặt lịch hẹn, không có chức năng đính kèm file văn bản và không có chức năng kết thúc xử lý khi công dân đã đặt lịch hẹn không đến theo lịch hẹn; kết thúc quy trình, hệ thống tự động chuyển kết quả về tài khoản công dân mà không lưu lại trên hệ thống, do đó, cơ quan thực hiện chứng thực không thể tra cứu sản phẩm để phục vụ công tác quản lý nhà nước.

Để góp phần nâng cao chất lượng hiệu quả công tác chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trên địa bàn thành phố Đồng Hới, đảm bảo đạt 100% tỷ lệ hồ sơ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính, trong thời gian tới cần tập trung thực hiện các giải pháp sau:

Một là, đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến những thông tin, lợi ích của chứng thực bản sao điện tử từ bản chính tới cán bộ và nhân dân thành phố. Trong đó, Phòng Tư pháp thành phố, công chức Tư pháp - Hộ tịch các xã, phường trên địa bàn thành phố là những chủ thể cơ bản, chủ đạo trong công tác tuyên truyền, phổ biến. Các cơ quan, đơn vị phát huy tốt vai trò của mình, tích cực phổ biến tới cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện chứng thực điện tử từ bản chính, từ đó tác động tới người thân thực hiện theo.

Hai là, tiếp tục quan tâm bồi dưỡng kiến thức pháp luật, tập huấn nghiệp vụ chuyên sâu công tác chứng thực điện tử; thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, theo dõi việc triển khai thực hiện chứng thực điện tử ở cơ sở nhằm kịp thời tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc.

Ba là, quan tâm đầu tư trang thiết bị làm việc của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả nói chung và hoạt động chứng thực bản sao điện tử từ bản chính nói riêng như: máy vi tính, máy in, máy photocoppy, các màn hình cảm ứng phục vụ tổ chức, cá nhân tra cứu thông tin, thủ tục hành chính, tra cứu kết quả giải quyết thủ tục hành chính...., đặc biệt trang bị máy scan có cấu hình phù hợp dành riêng cho bộ phận chứng thực bản sao điện tử từ bản chính.

Mặc dù có nhiều lợi ích và tiện ích nhưng đây là một hình thức dịch vụ công mới, việc người dân chứng thực giấy tờ mục đích là để phục vụ giao dịch hoặc các thủ tục khác, khi cơ quan, đơn vị có yêu cần thì người dân và doanh nghiệp mới có nhu cầu chứng thực bản sao điện tử từ bản chính. Do đó để người dân và doanh nghiệp sử dụng dịch vụ chứng thực điện tử một cách phổ biến, xuất phát từ nhu cầu của người dân và doanh nghiệp, Tôi xin đề xuất một số kiến nghị sau:

Một là, thực hiện toàn bộ quy trình cấp bản sao chứng thực từ bản chính trên hệ thống Cổng Dịch vụ công Quốc gia, bảo đảm bản sao chứng thực được cấp ra là có đầy đủ các thông tin theo quy định, thống nhất về hình thức. Bên cạnh đó, dùng chung dịch vụ thống nhất trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia, không cần xây dựng, cung cấp dịch vụ trên các hệ thống của bộ, ngành, địa phương, từ đó triển khai nhanh và tiết kiệm chi phí đầu tư xây dựng dịch vụ. Cán bộ, công chức tiếp nhận bản sao điện tử đã chứng thực có thể dễ dàng kiểm tra tính toàn vẹn, chính xác để giải quyết cho thủ tục tiếp theo.

Hai là, cần có quy định đối với các cơ quan, đơn vị khi tiếp nhận hồ sơ, thủ tục hành chính cần khai thác dữ liệu chứng thực bản sao điện tử từ bản chính từ kho dữ liệu của công dân, hạn chế tình trạng lạm dụng bản giấy chứng thực bản sao từ bản chính.

Ba là, bổ sung, hoàn thiện quy trình chứng thực bản sao điện tử trên Cổng dịch vụ công quốc gia như: Cho phép tổ chức/cá nhân đặt lịch hẹn được đính kèm hồ sơ (bản chính) làm cơ sở cho cơ quan có thẩm quyền chứng thực điện tử; bổ sung chức năng thông báo phí và lưu lại kết quả giải quyết để cơ quan chứng thực có thể khai thác, sử dụng phục vụ cho công tác quản lý nhà nước.

Để hoạt động chứng thực điện tử bản sao từ bản chính trở nên thông dụng, phổ biến đối với tổ chức, cá nhân như tiếp nhận giải quyết thủ tục chứng thực bản giấy lâu nay, bên cạnh việc đảm bảo đồng bộ từ cơ sơ vật chất, trang thiết bị phục vụ, mỗi một cán bộ, công chức, viên chức trên địa bàn thành phố phải là những người đi đầu trong việc chủ động tìm hiểu, nắm bắt và sử dụng dịch vụ công trực tuyến nói chung, chứng thực bản sao điện tử từ bản chính nói riêng và cần có sự đồng bộ trong thực hiện thủ các tục hành chính trên môi trường điện tử của các cấp, các ngành.

Nguyễn Ngọc Nam
Phòng Tư pháp thành phố Đồng Hới